会計報告ってしてる？

私は自分の運営する草野球チームの大半の仕事をこなしている。理由は全ての仕事がリンクしているからだ。そして、代表者が「チームのことを知らない」と言うことは、チームを「放ったらかし」にしている証拠。多くのチームでは、役割分担制を敷いているところもあり、そういうチームは責任感と言う面では「任せられる」と言うことでやっているに違いない。しかし、病気をしたり怪我をしたり、家庭の都合や仕事の都合で何かしら「チームの仕事に支障がある可能性」が出てこないとも限らない。そう言う時の側近や代替えに仕事をこなしてくれる人間を作るには、長い年月かけて代表者が「信用を積み上げていかなければならない」これを考えると、けっこう新しくチームを立ち上げたところに入部する人は考えてしまうかもしれない。理由は「運営が短いから、簡単に空中分解してしまう可能性ってあるのではないだろうか？」と疑心暗鬼になる人もいる。しかし、心配するなかれ、実績が無ければシステムを作れば良いわけで、部費の徴収の仕方、部費は何に使うのか。部費による支出の会計報告をしっかりしていくこと。部費による公平性を保つこと。会計報告書の作成と配布の必要性。これ全てをきちんとやるチームであれば、入部する人たちも「あたらしく入部して部費を払うにおいて、しっかりした会計システムがあるチーム」と感じてくれるだろう。

私のチームの会計は監督である私が兼任。毎月の部費をメンバーから徴収する。毎月1000円の部費は創部の13年前から据え置き価格である。現在部員17人の内2人が休部しているので実質15人。全員がきちんと毎月の活動に対して出席をしてくると15000円の部費収入がある。その部費収入から支出として現在出しているのが部に必要な支出である。グラウンド代、照明塔使用料、審判派遣料金、ボール購入代、部に必要な道具、キャッチャー用マスク、プロテクター、レガース、ロージンバッグ、審判員攻撃側用インジケーター、などの消耗品、忘年会の補助費用、新入部員に対しての忘年会費用等を支出している。支出をした後では必ず「会計報告メール」を全メンバーに書いて送信している。これは大切なメールだ。なぜなら、きちんと会計が機能していることを全メンバーにいち早く知らせると言う点。そして会計管理がしっかりとしているという事を伝える点。そして、適当な会計をしていないことへの皆への「公明正大」であることへの周知。非常に大切な点である。

難しいのは会計で部のお金だからといって、全員に対して使われるものでなければ支出はできないという事を会計は頭の中にいれておかなければならない。例として、チームの数名が車を持っていない。それで他の数名は車で行くので、彼らはガソリン代、駐車場台を自前で出している。そこで車を所有してないメンバーが6人集まってレンタカーを借りて行きたいと会計に申し出、そのレンタカーのレンタル料金に対して部費からの支出ができないかと相談に来た場合、私はそれは支出不可を申し渡す。なぜなら、レンタカーを借りるのは一部のメンバーであり、その一部のメンバーが利用するだけの物に対して部費の支出は「偏った使い方」で、レンタカーを借りたメンバーだけが部費の恩恵を被る形になる。それは他のメンバーが部費の恩恵を被れないので、これは不公正な使用を許可する形になるので、部費での支出はできない。しかし、もしレンタカーを2台借りて合宿へ行くとするならば全員がその2台のレンタカーに乗車することで、合宿出発メンバーにとっての部費支出は全く問題が無い。合宿はチームの活動事項であり、それに対して合宿に行かれないメンバーは「活動に不参加」であることは問題にする必要は無い。正式に活動に出るメンバー達が全員車を2台の中に乗って合宿へ参加するのであるから、部費でレンタカー費用を支出するのはやぶさかでないとなる。

チームには会計は必ずあるはずだし、会計をきちんとやっていることでチームの継続運営ができているのであれば、本当に安心して部費を預けられるだろうし、きちんと会計をしていないチームだと信ぴょう性が無い。私のチームは会計だけは10年前までさかのぼることもできる。クラウド保存をしてあるからだ。会計には12ヶ月の表にして、活動出席して部費を支払った日が記入されているので、活動に毎月出ていて毎月の部費がきちんと支払われているか、さらに毎月出席しているのかがすぐにわかるシステムになっている。この形を長く継続してあっていると「信頼関係」がきちんと構築されるのである。会計は厳しい仕事であるが、新しい部員が「うちの会計ってきちんとしている」と思ってもらえるような公明正大な形を続けて行けば、むしろ「きちんとした選手が入って来る」礎になると思っている。